AIフロントオフィスとは、歯科医院の事務業務を自動的に処理するソフトウェアです。 AI受付担当者が24時間365日、29以上の言語で電話応対と予約受付を行い、来院前に保険適格性を自動で確認し、患者は来院前にデジタル問診を完了し、診療記録は自動的に下書きされ医師による確認を待ち、再診の予約は自動的にスケジュールに組み込まれます。これらすべての情報は、チームがすでに使用している診療管理システムに自動的に反映されます。
各ステップは単独でも機能しますが、順序が重要です。PMSとの連携がAIフォンにデータを提供し、AIフォンが分析機能にデータを提供し、そしてトラッカーがウェブサイトに導入されて初めて、分析結果は会計処理に利用できるレベルになります。上から順に実行してください。
Dentrix、Open Dental、Eaglesoft、Dentrix Ascend、CareStack などとの双方向同期が可能です。当プラットフォームは、お客様のスケジュール、患者情報、カルテ、保険情報、元帳を読み取り、予約、診療記録、書類、支払情報を書き戻すことができます。PMS は引き続き基幹システムとして機能し、データが移行されることはありません。
「Front Desk AI」は、既存の回線に後付けされた単なるウィジェットではありません。これは診療所向けの完全なクラウド型VoIPシステムであり、電話が鳴るたびに、その情報が診療所内のフォーム、スケジュール、帳簿と同じインテリジェンス層に反映されるよう設計されています。
専用のテスト用回線に加え、追跡可能な追加番号を無制限にご利用いただけます。広告、キャンペーン、ダイレクトメール、Googleプロフィールごとに1つずつ割り当てられます。各番号にはその出所情報が紐付けられているため、電話が鳴った時点で、どのマーケティング費用が電話につながったのかがすぐにわかります。
回線ごとに発信者への挨拶を再生し、部署や担当者ごとに通話を転送し、営業時間外のメッセージを再生し、さらに誰かが電話に触れることなく、発信者を適切な先（受付、ボイスメール、またはAI受付）につなぐコールツリーを構築します。
すべての通話は録音され、HIPAA基準に基づいた監査を経て、通話終了後数秒以内に文字起こし、要約、および通話目的に基づくタグ付けが行われます。不在着信のヒートマップにより、どの時間帯に収益が失われているかが正確に把握でき、通話成約率によって、応答した各通話について実際に予約が成立したかどうかが把握できます。
ほとんどのプラットフォームは、クリック数、インプレッション数、訪問数といったアクティビティを報告します。一方、このプラットフォームは成果を報告します。なぜなら、広告のクリックと治療の完了の両方を把握できるのは、このプラットフォームだけだからです。ステップ1とステップ5が完了すると、以下の情報が自動的に記録されます：
広告のクリック情報は、訪問者がページにアクセスした瞬間に記録されたクリックIDと費用とともに取得されます。広告プラットフォームからスプレッドシートにエクスポートする必要はありません。
ページビュー、トラフィックソース、キャンペーンタグ、リファラー――これらは、散在するセッションではなく、訪問者1人あたりの「ジャーニー」として統合されています。
電話も同様のプロセス（結果、予約、感情、通話記録）を経て、その電話のきっかけとなったキャンペーンと紐付けられます。
医療分野における情報漏洩は決して仮定の話ではありません。医療機関が身代金を要求されたり、患者データベースが盗まれたりすることも実際に起きています。このアーキテクチャは最悪の事態を想定しており、そのような事態を無力化します：
PMS、患者、およびプラットフォームの間でやり取りされるすべてのデータは、暗号化されたTLS接続を介して送信されます。読み取り可能な状態でネットワーク上を流れるデータは一切ありません。
「氏名」「生年月日」「病状」「カルテ記録」といった各保護対象フィールドは、保存される前にAES-256-GCMを用いて個別に暗号化されます。起動時にすべてが復号されるようなディスク全体の暗号化ではなく、各フィールドが個別に暗号化されるのです。
さらに、保護されたデータは独自のグリフ記号に再エンコードされ、その鍵はデータベース本体とは別の場所に保管されています。つまり、別の場所に、別の鍵を使った第二のロックがかけられているのです。
実際のところ、仮にデータベースが丸ごと盗まれたとしても、犯人の手元にあるのは意味のない記号の羅列に過ぎず、名前も、生年月日も、病歴も含まれていない。攻撃者にとって、患者データは事実上存在しないも同然である。
セキュリティアーキテクチャ全体（インフラストラクチャ、監査、コンプライアンス状況、およびオプションの追加セキュリティ層）については、「セキュリティ」ページでご確認いただけます。 セキュリティの概要全文を読む
いいえ。このプラットフォームは、お客様がすでに運用されているPMS（Dentrix、Open Dental、Eaglesoft、Dentrix Ascend、CareStackなど）と双方向同期で連携します。PMSは引き続き基幹システムとしての役割を果たし、書き戻しはすべてお客様が制御できるオプトイン方式の切り替え機能によって行われます。また、データ移行やシステム停止は一切発生しません。
はい。このシステムは、リアルタイムのスケジュールを読み取り、実際に空きがある枠を予約します。また、どの医療従事者が2つの枠を同時に担当できるか、どの医療従事者が二重予約を絶対にできないかといった、医療従事者ごとのルールも遵守します。さらに、予約の変更やキャンセルを行い、すべての電話対応について、会話の記録、要約、結果を患者のカルテに記録します。
営業時間中はAIがフロントデスクへスムーズに切り替わり、営業時間外には、折り返し連絡の約束を含む定型メッセージが送信されます。いずれの場合も、スタッフには会話の全文と文脈が共有されるため、誰一人として会話を一からやり直す必要はありません。
集計された1ドル単位まで詳細に追跡します。広告のクリックごとに、ウェブサイトへの訪問、フォームへの入力や電話、患者記録、そして治療完了による収益までを追跡し、ファーストタッチ、ラストタッチ、リニア、時間減衰、位置ベースの各モデルに基づいて帰属させます。クリック単価ではなく、患者1人あたりのコストやチャネルごとの生涯価値を把握できます。
患者データは、まずAES-256-GCMを用いてフィールドごとに暗号化され、その後、保存前に独自のグリフ記号に再エンコードされます。鍵はデータベースとは別に管理されています。データベース全体を盗んだとしても、盗んだ者は解読不可能な記号しか手に入れられず、氏名、生年月日、臨床データなどは一切得られません。
あなたのスマートフォンは、決して閉まることのない玄関の扉となります。AIがすべての電話に応対し、電話番号から発信者を識別して、予約内容（担当の歯科衛生士、受診の種類、未払い残高など）について、決まった台本ではなく、自然な会話で対応します。
患者は確認用テキストメッセージに基づいて書類手続きを完了します。100以上の言語に対応したフォーム、電子署名、保険証や身分証明書の写真などがあり、入力された回答はそのままカルテに反映されます。同じ内容を二度入力する必要はありません。
明日の予約に入っているすべての患者については、夜間に自動的に確認が行われます。受診資格、給付内容、および情報不足のフラグは、患者が診察室に入る前にカルテに反映されます。
ウェブサイトに小さなスニペットを1つ追加し、Googleの許可を2つ得るだけで、マーケティングの数値は単なる推定値ではなくなります。このステップを踏むことで、「クリック数が50回あった」という情報が、「今四半期、Google広告によって38,000ドル相当の患者を11人獲得した」という具体的な成果へと変わるのです。
診察席で口述するか、あるいは席に着く前に、システムにその日のスケジュールに基づいて診療記録の下書きを作成させることができます。AIは各医療従事者の表現や文章構成を学習し、完成した診療記録はPMSに直接取り込まれます。
支払いを滞納しがちな患者は、支払いを忘れる前に見つけ出され、連絡が入ります。また、未払い残高については、気まずい電話をかける代わりに、支払いリンクを通じて自動的に回収されます。
ここで設定すべき事項はありません。この手順は、すでに事実となっている内容を確認するものです。同期されたすべての患者記録は、署名済みの業務提携契約に基づき、2つの独立した暗号化層、役割ベースのアクセス制御、および完全な監査証跡によって保護されています。
電話システムとAI受付は同一のプラットフォーム上で動作しているため、引き継ぎがシームレスに行われます。AIは営業時間外の電話に対応したり、スタッフが患者の対応中である際の電話の溢れを吸収したり、24時間365日すべての電話に応答したりすることが可能です。また、応答したその電話から直接、PMSへの予約登録を行うこともできます。
「Front Desk AI」はアドオンとして月額249.99ドルですが、「Practice Autopilot」には含まれています。
電話システムの料金はこちら →訪問者が、フォーム、電話、または予約を通じて患者となった時点で、その匿名の利用履歴が実際のカルテと紐付けられます。
処理が完了し、回収された処理収益は、ファーストタッチ、ラストタッチ、線形、時間減衰、およびポジションベースの5つのアトリビューションモデルに基づき、その収益を生み出したチャネルに還元されます。
生産状況は郵便番号ごとに患者の居住地域と紐付けられているため、どの地域――そしてその地域内のどのチャネル――が実際に成果を上げているかを確認できます。
たった一言でその違いがわかります。他のツールは広告のクリック単価を教えてくれますが、このツールは患者1人あたりの収益を教えてくれます。
PMSとの接続は通常、当日中に完了し、デジタル受付はその後すぐに利用可能になります。AI電話機能は数日以内に稼働開始します。このうち、通話転送や番号ポータビリティの手続きに最も時間がかかります。Googleとの接続は、ダッシュボード内のチェックリストに従えば約10分で完了します。ほとんどの診療所では、2週間以内に完全な自動化が実現します。
はい。各拠点の患者情報、スケジュール、分析データはその拠点ごとに分離されていますが、グループレベルのダッシュボードでは、各拠点の業績をまとめて表示しています。
はい。業務提携契約（BAA）は標準的に締結されており、アクセス権限は役割に基づいて付与され、患者データへのアクセスはすべて監査ログに記録されます。セキュリティおよびHIPAAコンプライアンスのページには、当社のセキュリティ体制の全容が記載されています。
このページに掲載されている機能はすべて、すでにプラットフォームに実装されています。これは、電話のやり取りや紙のクリップボードに頼っていた業務を、すべての電話に応答し、すべてのプランを確認し、独自のメモを作成し、マーケティング費用の使途を1つ1つ追跡できるフロントオフィスへと変革するための、正確かつ順序立ったセットアップ手順そのものです。 最初の2つのステップには、のんびりとした午後を予定しておいてください。残りのステップは、進めていくうちに順次有効になっていきます。
Practice Autopilot は、フロントオフィス業務のすべてを1つのパッケージにまとめています。AI音声受付、フル機能のクラウド電話システム、AI診療記録、PMSとの直接連携、無制限の保険確認、患者からの支払い受付、音声による歯周病記録、デジタルFAXなどが、月額￥157,000 JPYでご利用いただけます。 これらのアドオンを個別に購入すると、月額1,200ドル以上かかります。
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